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SOMEtime Food è la soluzione specifica per il calcolo automatico delle presenze dei dipendenti nelle attività che operano nel settore della ristorazione, pensata per la gestione di orari estremamente flessibili sia per il personale interno che a chiamata, con sistemi a badge di qualsiasi tecnologia (principalmente prossimità RFID).
Il software è estremamente semplice da utilizzare anche da parte di personale non abituato normalmente al lavoro da ufficio. Il sistema identifica automaticamente i profili di calcolo da utilizzare per i vari tipi di dipendenti effettuando calcoli differenziati per gli addetti full time, part time di ogni tipo, lavoratori a forfait (es. 1 timbratura al giorno), lavoratori a chiamata, conteggiando le ore di lavoro con svariati metodi di arrotondamento.
SOMEtime Food, a partire dalle timbrature del personale, riesce a calcolare il lavoro notturno anche con uscita dopo la mezzanotte, tenendo conto di eventuali maggiorazioni notturne e festive.
Il sistema di generazione dei report di controllo permette di ottenere stampe dettagliate e stampe riepilogative pensate per i dipendenti del settore della ristorazione per monitorare le ore lavorate nei giorni feriali, sabati, domeniche e festivi, tenere sotto controllo le ore notturne, le ore straordinarie e le ore giustificate (ferie, permessi, malattie, ecc…).
Per i locali decentralizzati non cablati o nei quali non è stato possibile ricavare uno spazio ad uso ufficio è possibile utilizzare l’installazione portatile ed evitare qualsiasi cablaggio acquisendo le timbrature dei dipendenti direttamente su chiavetta USB. La gestione può essere effettuata anche mediante l’utilizzo di modem GSM/GPRS installati direttamente nei lettori di badge, con l’utilizzo di router 4G LTE o direttamente utilizzando la rete del locale, se disponibile. In questo modo è possibile verificare in tempo reale la situazione dei presenti e degli assenti in modo da poter intervenire tempestivamente in caso di necessità.
Gestione anagrafiche e documenti del personale di sala
L’anagrafica dei dipendenti di SOMEtime Food permette di configurare la gestione delle presenze specifica per ogni dipendente e contestualmente di memorizzare informazioni utili alla gestione del personale. Le informazioni memorizzate sono suddivise in sezioni relative alla configurazione dei calcoli delle presenze specifiche per ogni dipendente, informazioni contrattuali, dati personali, abilitazioni concesse al dipendente, gestione dello scadenziario (corsi di formazione, sicurezza, pronto soccorso, visite mediche, HACCP ecc…).
È possibile creare infinite tipologie di scadenze con le relative modalità di ripetizione automatica per ottenere uno scadenziario completo integrato nella gestione delle presenze dei dipendenti.
Gli orari di lavoro associati ai dipendenti vengono storicizzati automaticamente in modo da consentire la loro consultazione e la ricostruzione di periodi precedenti. L’anagrafica di SOMEtime Food diventa quindi un punto centrale di raccolta e configurazione delle informazioni sui dipendenti per le organizzazioni che la utilizzano.
Badge personalizzati per la rilevazione presenze per attività di ristorazione
La più diffusa soluzione per raccogliere i dati di ingresso e di uscita dal lavoro è l’utilizzo di tessere plastiche (badge) contenenti un chip di prossimità (RFID) mediante il quale vengono effettuate le registrazioni, semplicemente avvicinandole a un terminale (lettore di badge) che memorizza al proprio interno il codice della tessera e la data/ora in cui avviene la timbratura.
Il badge utilizzato è tipicamente una tessera di materiale plastico di dimensioni standard (le stesse dimensioni delle carte di credito) che contiene nel proprio chip un codice univoco associato a una persona.
Le tessere possono essere personalizzate mediante la stampa del logo dell’organizzazione, della foto o dei dati della persona che lo utilizza ed è pertanto utilizzabile anche come tesserino di riconoscimento (per esempio per il personale di sala).
Lato software i dipendenti vengono inseriti nell’anagrafica di SOMEtime Food e associati alla propria tessera, cioè al proprio numero di badge. SOMEtime Food assegna quindi le timbrature ottenute dagli apparecchi per la rilevazione delle presenze (lettori di badge) ai relativi proprietari, compilando automaticamente il registro delle presenze ed evidenziando eventuali anomalie rilevate dagli orari di lavoro effettuati.
Tutti i processi di analisi sono automatici e personalizzabili per ogni dipendente o per gruppi di persone e attivabili a tempo indeterminato o per periodi definiti.
Gestione registri presenze dei Dipendenti
La gestione dei registri delle presenze è completamente automatica, non sono necessarie particolari manovre per passare a diversi periodi di competenza.
SOMEtime Food viene utilizzato secondo il seguente flusso di lavoro:
- I dipendenti effettuano le timbrature per indicare l’inizio e la fine del proprio orario di lavoro e le eventuali pause. Il sistema gestisce anche le uscite per motivi di servizio (per esempio per andare da un fornitore a prendere cibi freschi).
- Il software SOMEtime Food riceve le timbrature dai dispositivi sui quali sono state effettuate o dal server in cloud se le timbrature sono effettuate tramite l’app EasyClock.
- Le timbrature vengono assegnate ai rispettivi titolari e viene attivato il motore di calcolo che effettua i conteggi e genera le segnalazioni.
- L’operatore risolve le segnalazioni eventualmente restituite dal motore di calcolo, genera e invia il file a chi si occupa di creare i cedolini paga.
Gestione buste paga e consuntivi per il personale addetto
SOMEtime Food effettua in automatico i conteggi delle ore lavorate delle varie tipologie evidenziando le assenze ingiustificate o le altre anomalie mediante un sistema completamente configurabile.
Nel momento in cui l’addetto all’utilizzo del software delle presenze ha verificato la risoluzione di tutte le segnalazioni restituite dal motore di calcolo (per esempio inserendo i motivi di assenza) viene data la possibilità di generare un file nel formato specifico richiesto dal software di gestione delle paghe (utilizzato internamente o dal consulente del lavoro).
La compatibilità fra i due software viene gestita associando alle variabili calcolate i codici condivisi con il software di generazione dei cedolini paga.
La creazione del file delle paghe viene effettuata tipicamente i primi del mese successivo rispetto al mese di competenza del file (es. i primi di luglio gestiamo le presenze di giugno).
Il file così generato potrà quindi essere importato nel software paghe per compilare il calendario delle presenze completo di tutte le informazioni (presenze, assenze, ore ordinarie, straordinarie nelle varie forme, maggiorazioni).
Applicazione per la timbratura del badge
SOMEtime Food può essere collegato a cartellino.cloud, il nostro servizio web dedicato alla gestione in cloud delle timbrature dei dipendenti, utile per verificare i presenti in tempo reale anche in sedi remote, da qualsiasi postazione fissa o su tablet.
cartellino.cloud è un collettore delle timbrature nel quale possono confluire le informazioni di entrata e di uscita dal lavoro, provenienti da svariate fonti: timbratura su lettore di badge in sede, timbratura su lettore di badge remoto via GSM, timbratura inserita da PC (smart work), timbratura inserita dal proprio smartphone tramite app EasyClock (eventualmente completa dei dati di geolocalizzazione).
Grazie a cartellino.cloud è quindi possibile disporre di un’interfaccia web che consente di visualizzare in tempo reale la lista dei presenti, gli orari di timbratura e l’eventuale informazione sulla geolocalizzazione. Tutte le informazioni relative alle timbrature acquisite confluiranno negli archivi di SOMEtime Food ottenendo così la compilazione automatica dei dati fondamentali delle presenze e la generazione della lista delle segnalazioni relative a situazione anomale.
Protezione e trattamento dei dati personali e particolari
SOMEtime Food è stato sviluppato tenendo conto delle norme in materia di privacy fin dalle prime fasi di progettazione. La gestione delle presenze dei soci lavoratori viene effettuata con l’utilizzo di dati personali ed è quindi regolamentata dal GDPR, in particolar modo dall’articolo 88 “Trattamento dei dati nell’ambito dei rapporti di lavoro” e dalle sue applicazioni nella legislatura italiana.
I dati relativi alle informazioni personali vengono fisicamente memorizzati in forma criptata con l’utilizzo di algoritmi adeguati agli standard moderni di sicurezza.
I dati memorizzati nelle apparecchiature (lettori di badge) e relativi alle timbrature dei soci sono gestiti mediante pseudonimi (es. il badge 32 ha timbrato alle ore 9:30) e transitano verso il software di gestione delle presenze in questa forma. Su richiesta sono disponibili apparecchiature con le quali è possibile utilizzare la comunicazione criptata.
Nessun dato ricavato dal motore di calcolo (ore lavorate, ore ordinarie, ore straordinarie, ore giustificate, maggiorazioni varie, ecc…) è direttamente collegabile a una persona fisica senza l’utilizzo del software SOMEtime Food.
L’introduzione di un sistema di gestione delle presenze è un’occasione per rivedere i processi aziendali e valutare insieme al proprio consulente in materia di privacy/GDPR le adeguate misure di sicurezza da adottare nella propria organizzazione, anche a tutela dell’immagine dell’organizzazione.
Specifiche tecniche del prodotto
Caratteristiche generali
- Semplice e intuitiva interfaccia grafica che consente un rapido apprendimento dell’utilizzo del software da parte di personale inesperto
- Gestione locali remoti con modem GSM/GPRS integrato nei dispositivi lettori di badge, con router 4G LTE esterno o attraverso la connessione internet del plesso se disponibile
- Invio automatico delle timbrature su spazio FTP per i locali distaccati e non in rete con la sede principale
- Possibilità collegamento all’app EasyClock
Sistema di calcolo e analisi
- Gestione automatica di diverse tipologie di orario a seconda del periodo dell’anno (es. orario estivo e orario invernale)
- Gestione di tutti i tipi di dipendenti: part time, full time, a chiamata, a forfait.
- Calcolo automatico del lavoro notturno effettuato anche a cavallo della mezzanotte, tenendo conto di eventuali maggiorazioni notturne, festive e notturne festive.
- Segnalazione e gestione dei ritardi
- Infinite tipologie di segnalazioni configurabili
- Gestione dei monti ore delle ferie con possibilità di stampe riepilogative per ciascun dipendente (es. ferie usufruite e residue)
- Possibilità di timbratura delle attività extra per i docenti (es. corsi di aggiornamento pomeridiani)
- Possibilità di bloccare fasce orarie (es. Blocco straordinari prima del primo ingresso della mattina)
- Funzione contaore (es. per docenti)
- Stampa mensile con resoconto delle ore lavorate, giustificate e con visualizzazione dell’andamento della banca ore giorno per giorno
