Il badge di prossimità o magnetico per essere timbrato deve prima di tutto essere rilevato da un lettore che ha il compito di memorizzare i dati ed inviarli al gestionale in cui saranno conservati. La timbratura del badge può avvenire in modi diversi e questi dipendono dal tipo di badge da utilizzare e dalla funzione del badge stesso. Uno dei badge classici, ancora disponibile ma decisamente in disuso, è quello dotato di bande magnetiche: in questo caso il badge va strisciato nel lettore, proprio dal lato della banda magnetica, come si faceva con le vecchie carte di credito. Altri tipi di cartellini sfruttano la tecnologia di prossimità: quando si usano questi dispositivi non c’è contatto tra badge e lettore ma basterà avvicinare il badge al lettore, affinché venga rilevato.
Sebbene siano tecnicamente disponibili, le soluzioni per timbrare il badge con tecnologie biometriche (per esempio template di impronta digitale o riconoscimento del volto memorizzati nei badge) sono di fatto utilizzabili solo in casi speciali su autorizzazione specifica del Garante della Privacy.
Esistono, poi, tecnologie marcatempo che non richiedono tesserini fisici e riescono a sfruttare semplicemente il computer o lo smartphone del dipendente per monitorare determinate azioni.
Se il badge smette di funzionare
Se un badge viene smarrito o se smette di funzionare (le ultime tecnologie hanno reso fortunatamente questo evento molto raro) è necessario contattare l’ufficio del personale per ottenere uno nuovo che potrebbe avere anche un numero diverso. Per il software di gestione infatti il numero di badge può variare, non è detto che sia lo stesso per sempre.
L’ufficio del personale ha a disposizione una serie di strumenti per gestire la sostituzione del badge senza interruzione di funzionamento.
Come conservare il badge
Quando si riceve un nuovo badge e si firma il verbale di consegna, il dipendente si impegna non solo ad usare correttamente il cartellino (ricordiamo infatti che è personale e non può essere ceduto o prestato per nessun motivo), ma si impegna anche a conservarlo al meglio. Tuttavia, dal momento che si tratta comunque di un dispositivo tecnologico sensibile, non basta semplicemente riporre il badge in tasca o nel portafogli per scongiurare eventuali danni, ma serve qualche piccola attenzione in più. Esiste, quindi, un modo per conservare al meglio il proprio cartellino magnetico? Un modo universale non esiste, ma possiamo indicare una serie di consigli pratici per allungare il più possibile la durata del badge:
- è consigliabile evitare il contatto con campi magnetici esterni;
- il badge, inoltre va tenuto lontano dalle fonti di calore;
- il badge non va piegato, né riposto in luoghi dove potrebbe graffiarsi;
- se possibile il tesserino dovrebbe essere inserito in una custodia apposita (magari rigida) che attutisca urti ed eventuali danni.
