Rilevazione delle presenze.
Ieri:
Un tempo nelle aziende per registrare l’entrata e l’uscita dei dipendenti si usavano i timbracartellini (detti anche orologi marcatempo), che non erano altro che delle macchinette che stampavano le entrate e le uscite dal lavoro.
A fine mese un incaricato controllava le cartoline, e dunque doveva verificare gli eventuali ritardi o le uscite anticipate e le assenze. Al termine di questo processo venivano realizzate le buste paga. Gli errori erano ovviamente dietro l’angolo dell’ufficio amministrazione.
Sebbene anche noi distribuiamo questi strumenti come soluzione entry level per micro imprese o situazioni particolari (es. cantieri temporanei) grazie al loro prezzo estremamente ridotto, l’apparente risparmio iniziale viene ben presto vanificato dal lavoro necessario per gestire le presenze dei dipendenti in questa situazione, senza tener conto del materiale di consumo.
Mi capita spesso, durante le mie consulenze alle aziende, di accorgermi che la questione della gestione delle presenze viene considerata come un problema inaspettato ma “risolto” (magari con un timbracartellini) e messo in un cassetto. Sicuramente in azienda c’è qualcuno, (quasi sempre è così) che tutti i mesi ha l’abitudine di fare i conti a mano senza chiedersi se il tempo utilizzato per fare questi calcoli può essere impiegato in modo più profittevole.
Rilevazione delle presenze.
Oggi:
Oggi, attraverso nuove metodologie di rilevazione presenze e l’intervento del digitale, siamo in grado di avere due vantaggi importanti:
• generare un risparmio di tempo
• eliminare gli errori umani
Questo lo si può fare grazie a dei software di rilevazione presenze adatti ad esigenze variabili.
- Rilevazione delle presenze: IERI
- Timbrare il Cartellino
- Controllare le Cartoline
- Controllare Ritardi e Assenze
- Calcolare Ore Lavorative
- Realizzare Busta Paga
- Rilevazione delle presenze: OGGI
- Timbratura con Badge o con smartphone
- Lettura Dati e calcolo automatico di tutte le voci necessarie
- Risoluzione anomalie assistita
- Realizzazione Busta Paga (Automatica)
- Statistiche personalizzate
Sistema di Rilevazione delle Presenze. Come funziona?
A questo punto voglio spiegarti come è strutturato un sistema efficace di rilevazione presenze attraverso queste 4 fasi.
1. Timbratura grazie ai sistemi di gestione a badge:
Caratterizzati da un apparecchio fisso (tipicamente appeso al muro), con il quale le persone possono identificarsi attraverso un badge. Avvicinando il badge a questo apparecchio fisso, verranno registrati i transiti (ora d’ingresso e d’uscita di ogni persona), e schedati in memoria. Esistono soluzioni anche per timbrare il badge in mobilità utilizzando lo smartphone.
2. Trasferimento della timbratura attraverso il software collegato alla rete:
Il software è in grado di comunicare con la rete o altri dispositivi, in modo tale da richiedere le timbrature effettuate, questo permetterà il trasferimento di dati in maniera semplice ed efficace.
3. Anagrafica in memoria:
Il software in questione ha in memoria l’anagrafica delle persone, quindi lui sa che:
- Mario Rossi è la tessera numero 1
- Filippo Bianchi è la tessera numero 2
Quindi alla ricezione delle transazioni effettuate, lui vedrà che Mario Rossi è entrato alle 9, ed è uscito alle 13 e Filippo Bianchi è entrato alle 9.10 ed è uscito alle 13.10.
4. Motore di Calcolo:
Il software ha un motore di calcolo, quindi lui saprà come calcolare gli orari di Mario Rossi e di Filippo Bianchi, sapendo se Mario Rossi è arrivato in ritardo, se oggi doveva lavorare otto ore o sei ore, etc.
Un software che lavora per te!
Adesso sei libero di concentrarti sul TUO lavoro!
Hai un’azienda? Eccoti i vantaggi per cui utilizzare il metodo TempoTempo.
Quali sono i vantaggi del metodo TempoTempo.
Capiamo quindi perché è importante gestire il tempo, quali sono i vantaggi della gestione del tempo sviluppata attraverso un software creato da specialisti del settore. Ovviamente, un fattore positivo evidente è quello che con un software come quello applicato nel metodo TempoTempo, avrai un risparmio di tempo e una riduzione drastica dell’errore umano. Vediamo insieme, tutti gli altri vantaggi che un sistema automatizzato di rilevazione presenze può fare.
Regole uguali per tutti
In alcuni casi, sembrerà strano, ma l’aspetto più importante è proprio quello di fissare delle regole uguali per tutti per eliminare l’incidenza del fattore umano sulla gestione delle paghe.
Per esempio:
- Mario Rossi è arrivato in ufficio in ritardo, oggi mi sento buono e non considero il ritardo.
- Filippo Bianchi domani arriva 5 minuti in ritardo, oggi mi sono alzato con il piede sbagliato e gli tolgo mezz’ora dalla busta paga.
Ecco, tutto questo non accadrà più, se saranno previste delle regole che debbano essere applicate in maniera uguale per tutti.
Un altro vantaggio da non sottovalutare è l’esportazione integrata verso le paghe.
In pratica il calcolo di quanto lavorano le persone diventa il dato di input primario per i software che creano le paghe dei dipendenti. Il collegamento con il mondo delle paghe avviene quindi generando direttamente dal software delle presenze, un file nel formato che il software paghe si aspetta.
In fase di avviamento dell’impianto quindi ci metteremo in contatto con chi, per la tua organizzazione, si occupa della gestione delle paghe per attivare e testare questo flusso di dati. Da questo punto in poi ti basterà un click per passare i dati alle paghe!
Esportazione verso paghe “integrata”
Comandi e personalizzazioni per azienda
L’altro vantaggio importante è che oggi puoi dotare il sistema di rilevazione presenze di una serie di segnalazioni configurabili, cioè specifiche per la tua organizzazione, per tenere d’occhio quello che ti interessa.
Se tu nella tua azienda decidi di concedere i ritardi e di non segnarli puoi farlo, tuttavia li puoi comunque monitorare.
Il metodo TempoTempo prevede l’integrazione di un completo scadenziario direttamente nell’anagrafica dei dipendenti, in modo da consentirti di ottenere anche segnalazioni relative, per esempio, alla scadenza di un contratto di una persona, o la scadenza di un contratto di un apprendista, o visite mediche, corsi per la sicurezza, prevenzione incendi, HACCP, etc..
Fortunatamente oggi, il metodo TempoTempo parte sempre dalle esigenze del cliente, per questo prima di acquistare un software serve necessariamente acquisire delle informazioni in consulenza. È un modo per evitare di acquistare un prodotto non adatto alle tue esigenze ma soprattutto per permetterti di fare personalizzazioni anche piuttosto complesse.
Non ci sono limiti alle personalizzazioni!
Esiste poi uno strumento web che fa sì che tutti i dipendenti della tua organizzazione, possano
ottenere dei vantaggi e aiutare chi si occupa di gestire le presenze, riducendo il proprio lavoro.
Si tratta di un’interfaccia web con la quale può interagire tutto il personale dipendente, per effettuare delle operazioni, come la richiesta di ferie e permessi, mancate timbrature, note spese, etc…
Quindi per esempio Mario Rossi si collega al portale web, chiede le ferie per un giorno della prossima settimana e il responsabile riceve una email, dove risponderà positivamente o negativamente, dopodiché Mario riceverà la risposta alla richiesta fatta.
In questo modo, chi si occupa di gestione delle presenze si troverà già inserite le ferie nel software avendo anche la certezza che il responsabile di riferimento ha dato la sua approvazione.
Stessa tipologia di interfaccia può essere anche utilizzata per richiedere straordinari, per presentare note spese e quant’altro.
Interfaccia web
Lavoro per commessa
Se l’azienda lavora per commessa è inoltre possibile suddividere il lavoro delle persone, calcolato
ai fini delle presenze, in base al cliente, alla commessa, all’attività svolta in ogni fase di lavoro.
Sarai in grado di comprendere se il lavoro sta procedendo come auspicavi. Questa è una metodologia che può essere anche utilizzata per un controllo di gestione in tempo “quasi” reale.
Con i sistemi di rilevazione presenze è possibile ovviamente gestire situazioni particolari come
cantieri remoti, tramite l’utilizzo di apparecchiature che sono dotate internamente di una SIM.
Possiamo gestire situazioni come lo smart Working (es. persone che lavorano da casa) facendoli timbrare tramite appositi software collegati al sistema.
Oppure è molto diffuso attualmente anche la possibilità di effettuare le timbrature direttamente dal proprio smartphone tramite la nostra app che si chiama Easy Clock.
Gestione dipendenti fuori sede
Gestione dei turni
Infine c’è la possibilità di pre-assegnare i turni alle persone anche in situazioni molto complesse,
senza limiti alle variabili da considerare.
Se io devo accertarmi che in ogni momento ci deve essere una copertura adeguata di un determinato turno di lavoro (anche dal punto di vista delle professionalità necessarie), tenendo conto anche delle variabili relative alle presenze (ferie, permessi, banche ore, etc…), dei gruppi di lavoro, i nostri software hanno a disposizione una serie di funzioni che consentono di assegnare automaticamente i turni tenendo conto delle impostazioni della tua organizzazione e della situazione di ogni dipendente, facendo risparmiare tanto tempo a chi si occupa di pianificazione dei turni.
A questo punto, ti ho dato tutte le informazioni per poter ottimizzare il tuo tempo attraverso un metodo di automatizzazione della rilevazione presenze.
Vuoi ricevere una consulenza gratuita per poter fare una pianificazione del tuo sistema di rilevazione presenze? Puoi contattarmi senza alcun impegno!
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