Rilevazione presenze pubblica amministrazione

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SOMEtime PA è la soluzione specifica per il calcolo automatico delle presenze negli Enti Pubblici

Pensata per la gestione del personale addetto agli uffici e quello ai servizi sul territorio, con sistemi a badge di qualsiasi tecnologia (principalmente RFID).

Il software SOMEtime PA è stato sviluppato, internamente alla TempoTempo, da personale con esperienza ventennale nella risoluzione di problematiche relative alla gestione delle presenze dei dipendenti, tenendo conto delle specifiche esigenze del mondo della Pubblica Amministrazione (es. gestione delle fasce orarie obbligatorie in presenza e fasce orarie flessibili, gestione turni ecc…)

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SOMEtime PA è la soluzione specifica per il calcolo automatico delle presenze negli Enti Pubblici

Pensata per la gestione del personale addetto agli uffici e quello ai servizi sul territorio, con sistemi a badge di qualsiasi tecnologia (principalmente RFID).

Il software SOMEtime PA è stato sviluppato, internamente alla TempoTempo, da personale con esperienza ventennale nella risoluzione di problematiche relative alla gestione delle presenze dei dipendenti, tenendo conto delle specifiche esigenze del mondo della Pubblica Amministrazione (es. gestione delle fasce orarie obbligatorie in presenza e fasce orarie flessibili, gestione turni ecc…)

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SOMEtime PA, è in grado di gestire la banca ore effettuando automaticamente la compensazione tra le ore lavorate in eccesso e quelle in difetto. Il sistema di calcolo della banca ore automatica è completamente configurabile sia a livello di calcoli, sia a livello di segnalazioni, ed è possibile inoltre, generare report dettagliati e riepilogativi delle ore lavorate, giustificate e con visualizzazione dell’andamento della banca ore giorno per giorno.

La gestione di eventuali sedi distaccate (Es. Biblioteca Comunale, Sede Polizia Municipale, deposito materiale manutenzione parchi e segnaletica, ecc…) può essere effettuata mediante l’utilizzo di modem GSM/GPRS installati direttamente nei lettori di badge, con l’utilizzo di router 4G LTE o direttamente utilizzando la rete della sede se disponibile. Qualora la rete non fosse disponibile, le timbrature possono essere scaricate direttamente su chiave USB.

GESTIONE ANAGRAFICHE E DOCUMENTI DEL PERSONALE

L’anagrafica dei dipendenti di SOMEtime PA permette di configurare la gestione delle presenze specifica per ogni dipendente e contestualmente di memorizzare informazioni utili alla gestione del personale (dati personali, abilitazioni, condizioni contrattuali, scadenze, ecc…)

L’anagrafica di SOMEtime PA diventa un punto centrale di raccolta e configurazione delle informazioni sui dipendenti per gli Enti che la utilizzano. Le informazioni memorizzate nell’anagrafica dei dipendenti sono suddivise in sezioni relative alla configurazione dei calcoli delle presenze specifiche per ogni dipendente, informazioni contrattuali, dati personali, abilitazioni concesse al dipendente, gestione dello scadenziario (corsi di formazione, sicurezza, pronto soccorso, visite mediche, ecc…).

Gli orari di lavoro associati ai dipendenti vengono storicizzati automaticamente in modo da consentire la loro consultazione e la ricostruzione di periodi precedenti.

È possibile creare infinite tipologie di scadenze con le relative modalità di ripetizione automatica per ottenere uno scadenziario completo integrato nella gestione delle presenze dei dipendenti.

BADGE PERSONALIZZATI PER LA RILEVAZIONE PRESENZE DEL PERSONALE

Il badge utilizzato per effettuare le timbrature di entrata ed uscita dal lavoro è una tessera di materiale plastico di dimensioni standard (le stesse dimensioni delle carte di credito) che contiene un codice associato ad un dipendente. Esistono svariate tecnologie per la memorizzazione del codice della tessera, attualmente le più utilizzate sono le RFID (prossimità) che consentono di registrare la propria timbratura semplicemente avvicinando la tessera al lettore di badge.

Le tessere possono essere personalizzate mediante la stampa del logo dell’organizzazione, della foto o dei dati del dipendente che lo utilizza. Lato software i dipendenti vengono inseriti nell’anagrafica di SOMEtime PA ed associati alla propria tessera, cioè al proprio numero di badge.  SOMEtime PA assegna quindi le timbrature ottenute dagli apparecchi per la rilevazione delle presenze (lettori di badge) ai relativi dipendenti, compilando automaticamente il registro delle presenze ed evidenziando eventuali anomalie rilevate dagli orari di lavoro effettuati.

Tutti i processi di analisi sono automatici e personalizzabili per singolo dipendente o per gruppi di dipendenti e attivabili a tempo indeterminato o per periodi definiti.

Con la stessa tessera è anche possibile gestire il controllo degli accessi a specifiche aree di particolare interesse, facendo sì che vi possa accedere solo il personale autorizzato.

GESTIONE REGISTRI PRESENZE DEL PERSONALE

La gestione dei registri delle presenze è completamente automatica e sicura. Le timbrature rilevate tramite i lettori di badge vengono memorizzate in un archivio non modificabile (timbrature autentiche o originali) dal quale vengono derivati i calcoli effettuati dal software SOMEtime PA.

La procedura di inserimento dei motivi di assenza (giustificativi) è completamente guidata e consente di effettuare inserimenti sia per singola persona che per gruppo di persone (es. in caso di ponte o assemblea sindacale) per singola data o per più giorni consecutivi, tenendo conto dell’orario che ciascuno avrebbe dovuto effettuare.

Tutte le assenze inserite possono essere associate alla gestione di monti (monte ore/giorni ferie/permessi/104 ecc.. con maturazione automatica) e analizzate tramite report dettagliati o riepilogativi.

La gestione automatica delle presenze con SOMEtime PA, rispetto alla gestione cartacea, consente di risparmiare tempo, spazio, aumenta la sicurezza e velocizza la consultazione. Tutti i dati memorizzati vengono storicizzati automaticamente senza alcuna operazione da parte degli operatori che utilizzano SOMEtime PAl.

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GESTIONE BUSTE PAGA E CONSUNTIVI PER IL PERSONALE

Il software di gestione automatica delle presenze SOMEtime PA effettua in automatico i conteggi delle ore lavorate evidenziando eventuali assenze ingiustificate o altre anomalie da poter risolvere prima dell’invio delle presenze al consulente del lavoro.

mediante un sistema completamente configurabile. Nel momento in cui l’addetto all’utilizzo del software delle presenze ha risolto tutte le anomalie riscontrate (per esempio inserendo i motivi di assenza) viene data la possibilità di generare il file riepilogativo nel formato utilizzato dal sistema di gestione delle paghe.

La creazione del file delle paghe viene effettuata tipicamente i primi giorni del mese successivo (es. i primi di marzo gestiamo le presenze di febbraio). Il file così generato potrà quindi essere importato nel software paghe per compilare il calendario delle presenze completo di tutte le informazioni (presenze, assenze, ore ordinarie, straordinarie, maggiorazioni).

APPLICAZIONE (APP) PER LA TIMBRATURA DEL BADGE

La gestione delle timbrature può essere ancora più pratica con l’utilizzo di cartellino.cloud, la nostra web app realizzata per rispondere alle esigenze di timbratura da remoto (smart work o telelavoro), timbratura da mobile, visualizzazione dei presenti in tempo reale.

cartellino.cloud è composto da un’interfaccia web e da un servizio di ricezione e memorizzazione delle timbrature (collettore) in tempo reale. Le timbrature possono provenire da app mobile su smartphone o da apparecchiature fisiche (lettori di badge).

L’interfaccia web di cartellino.cloud prevede il ruolo di amministratore che può visualizzare e gestire le timbrature e il ruolo di dipendente che (se abilitato) può visualizzare ed inserire le proprie timbrature sia da mobile (es. lavoro in mobilità) che da postazione fissa (es. telelavoro).

cartellino.cloud contiene uno schedulatore con il quale è possibile pianificare l’invio in automatico delle timbrature su di uno spazio FTP o direttamente via email in modo da poter essere elaborate dal software di gestione delle presenze dei dipendenti.

PROTEZIONE E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E PARTICOLARI

SOMEtime PA è stato sviluppato tenendo conto delle norme in materia di privacy fin dalle prime fasi di progettazione. La gestione delle presenze dei dipendenti viene effettuata con l’utilizzo di dati personali ed è quindi regolamentata dal GDPR, in particolar modo dall’articolo 88 “Trattamento dei dati nell’ambito dei rapporti di lavoro” e dalle sue applicazioni nella legislatura italiana.

I dati relativi alle informazioni personali dei dipendenti vengono fisicamente memorizzati in forma criptata con l’utilizzo di algoritmi adeguati agli standard moderni di sicurezza. I dati memorizzati nelle apparecchiature (lettori di badge) e relativi alle timbrature dei dipendenti sono gestiti mediante pseudonimi (es. il badge 44 ha timbrato alle ore 13:00) e transitano verso il software di gestione delle presenze in questa forma. Su richiesta sono disponibili apparecchiature con le quali è possibile utilizzare la comunicazione criptata.

Nessun dato ricavato dal motore di calcolo (ore lavorate, ore ordinarie, ore straordinarie, ore giustificate, maggiorazioni varie, ecc…) è direttamente collegabile a una persona fisica senza l’utilizzo del software SOMEtime PA.

SPECIFICHE TECNICHE DEL PRODOTTO

Caratteristiche generali

Semplice e intuitiva interfaccia grafica che consente un rapido apprendimento dell’utilizzo del software da parte degli addetti al controllo del personale
Gestione sedi remote con modem GSM/GPRS integrato nei dispositivi lettori di badge, con router 4G LTE esterno o attraverso la connessione cablata se disponibile
Invio automatico delle timbrature su spazio FTP per le sedi distaccate e non in rete con la sede principale
Possibilità di utilizzare l’app cartellino.cloud per la gestione in tempo reale delle timbrature da smartphone o da altri dispositivi

Sistema di calcolo e analisi

Gestione automatica di diverse tipologie di orario a seconda del periodo dell’anno
Assegnazione automatica dei turni in base all’orario di lavoro (es. turno mattina, turno pomeriggio, turno notte) con possibilità di creazione di infinite tipologie di turno
Gestione della banca ore con compensazione automatica delle assenze per ridurre il più possibile il lavoro dell’operatore addetto al controllo delle presenze
Gestione della pausa di 30 minuti automatica dopo un certo numero di ore di lavoro continuativo
Gestione dei rientri pomeridiani
Segnalazione e gestione dei ritardi
Infinite tipologie di segnalazioni configurabili
Gestione dei monti ore delle ferie con possibilità di stampe riepilogative per ciascun dipendente (es. ferie usufruite e residue)
Possibilità di timbratura delle attività extra (es. corsi di aggiornamento pomeridiani)
Possibilità di bloccare fasce orarie (es. Blocco straordinari prima del primo ingresso della mattina)
Gestione orari obbligatori in presenza ed orari flessibili
Funzione contaore (es. per tecnici esterni)
Stampa mensile con resoconto delle ore lavorate, giustificate e con visualizzazione dell’andamento della banca ore giorno per giorno
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